Administratief medewerker bij VI.BE (x/v/m)

VI.BE (spreek uit als ‘vaaaaib’) is het steunpunt voor artiest en muzieksector in Vlaanderen & Brussel — van beginner tot pro, van lokaal tot internationaal, voor alle niet-klassieke muziekgenres. VI.BE is er met andere woorden voor iedereen die actief bezig is met muziek. 

Je kent ons van VI.BE platform, VI.BE advies, Lokale Helden, Sound Track, Stoemp!, de VI.BE scriptieprijs, Mzkt zkt mzkt, de MIA’s, Week van de Belgische muziek, Belgium Booms, etc.

We zijn op zoek naar de missing link in onze werking: een allrounder met talent voor administratie en organisatie (en ferm veel goesting om zich te smijten).

Functieomschrijving 

• Je bent de rots in de branding voor de diverse teams en ondersteunt hen op administratief vlak; je plant o.a. interne en externe vergaderingen in en zorgt ervoor dat alles daarrond tot in de puntjes verzorgd is. 

• Verslag nemen doe je als de beste! Je schrijft zonder moeite een helder verslag en vat de juiste conclusies samen. Je hebt een oog voor detail, en dat trek je door in alles wat je doet.  

• Maar ook op organisatorisch vlak verricht je wonderen en help je zowel team Sectorwerking & Internationaal als team Kennis & Info bij de perfecte voorbereiding: van het boeken van overnachtingen, het contacteren van artiesten en sectorspelers tot het onthaal op events ter plekke. 

• Het kantoor in de Bloemenstraat heeft geen geheimen voor jou. Nieuwe collega’s, stagiair(e)s en vrijwilligers maak je wegwijs in de werking en stel je voor aan het team. Dankzij jouw aanpak en begeleiding voelen ze zich snel deel van la famiglia.

• Je plant en organiseert alle praktische zaken op en voor het kantoor en staat in directe lijn met onze externe leveranciers (internet & telefonie, bestellingen, kantoorbenodigdheden, onderhoud, plantenzorg, alarm, catering, …).

• Dankzij jou blijft onze contactendatabase up-to-date. Ons administratief archief behandel je met evenveel liefde.

Wie ben jij? 

• Je hebt een hart voor muziek, gelooft in het belang van een bloeiende muziekscene en wil daar samen met ons voor door het vuur gaan. Je hebt affiniteit met het muzieklandschap in Vlaanderen en bent gebeten om iedereen te leren kennen. 

• Je brengt orde en schwung in de VI.BE boîte met een glimlach en energie waarvan iedereen achterover valt. 

• Je hebt een kritische blik en zet er alles op in om werkprocessen en kennisdeling te verbeteren. 

• Je bent opmerkzaam en snel van begrip. Je ziet werk en losse eindjes liggen (en knoopt die even zelfstandig als zorgvuldig aan elkaar). “Regel ik wel” is jouw middle name. 

• Word, Excel, Gmail, Salesforce (CRM) en andere digitale toepassingen hebben (binnenkort) geen geheimen voor jou.

Wat bieden we je? 

Wij bieden je een contract van onbepaalde duur (PC. 329.01) voor een voltijdse functie in een interessante sector, een berg uitdagingen en de kans om mee invulling en richting te geven aan je eigen job. Meer nog: we bieden je een toffe werkomgeving in het centrum van Brussel (mét tuin) en toffe collega’s die houden van all things music, maar evenzeer van een uurtje nonsens, en die er samen met jou helemaal voor willen gaan.

Interesse? 

Stuur ten laatste tegen 22 oktober 2022 een motivatiebrief en cv waarin je aantoont hoe je aan bovenstaand competentieprofiel voldoet naar [email protected]. 

VI.BE staat open voor elke kandidaat. De selectie gebeurt op basis van kwaliteiten en talenten, ongeacht geslacht, godsdienst, huidskleur, nationaliteit, seksuele voorkeur of handicap.  De weerhouden kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek.