Administratief medewerker cluster techniek

voltijds contractueel

ADMINISTRATIEF MEDEWERKER CLUSTER TECHNIEK

C1-C2-C3

Stad Sint-Niklaas leeft, beweegt en creëert. De cluster techniek bestaat uit een grote waaier aan diensten zoals de uitvoerende diensten van de stad, overheidsopdrachten, feestelijkheden,.. Deze diensten vind je terug in ons techniekhuis in het industriepark. Al deze diensten werken samen aan de bouw van de stad van morgen.

Wat de job inhoudt

Om al onze diensten optimaal te laten werken hebben we een sterk team administratieve medewerkers nodig. Ben je een administratieve duizendpoot met sterke computer skills en een grote nauwkeurigheid? Wil jij onze diensten komen ondersteunen met jouw kennen en kunnen?

Schrijf je dan snel in en bouw mee aan onze stad van morgen.

Op dit moment hebben we vrije plaatsen bij:

Team overheidsopdrachten

Het team overheidsopdrachten behandelt de aankoopdossiers van de hele organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor aan jou toebedeelde aankoopdossiers van A tot Z onder begeleiding van je leidinggevende.

Een dossier voeren betekent dat we met de interne klanten de noden bespreken, hiervan een dossier maken en daarna de offertes van de externe klanten controleren en vergelijken. Je neemt actief deel aan vergaderingen en maakt verslagen op. Je zorgt voor een goed dossier dat je administratief opvolgt.

Bij je start krijg je de nodige opleiding over de wetgeving en gebruikte systemen.

Ben jij nauwkeurig en werk je graag projectmatig, dan is dit de functie voor jou.

Team databeheer

Je zal deel uitmaken van het contactpunt techniek, waar burgers en interne diensten terecht kunnen met hun vragen en meldingen. Je zorgt voor de correcte verdeling van de meldingen naar alle technische diensten en handelt de dienstoverschrijdende meldingen af.

Je bent het aanspreekpunt voor vragen over verschillende facilitaire toestellen (kopieertoestellen, waterbars,…) waarvoor het team organisatiebreed verantwoordelijk is. Je volgt werkaanvragen van nutsmaatschappijen op. Je bemant de infobalie van het techniekhuis, waar je bezoekers ontvangt en doorverwijst, en beheert de agenda van de vergaderzalen.

Je communicatieve en probleemoplossende skills komen in deze job zeker van pas.

Dienst Logistiek - team feestelijkheden

Het team feestelijkheden verzorgt de logistieke ondersteuning van stedelijke evenementen en verhuurt het stedelijk feestmateriaal. Dit materiaal wordt in vele gevallen geleverd door het team. Het team zorgt dat de vlaggen en aankondigingsborden op tijd en op de juiste plaats hangen.

Als administratieve medewerker beheer jij het administratieve gedeelte van het team.

Je bent het eerste aanspreekpunt, via alle communicatiekanalen. Je informeert en ondersteunt klanten bij de verwerking van hun aanvraag. In de reserveringssoftware Recreatex verwerk je de gegevens, de aanvragen, de brieven, de facturatie en ook last-minute aanvragen voor feestmateriaal. Zowel front- als backoffice werk je in Recreatex.  Je ondersteunt het teamhoofd, de ploegbazen en medewerkers bij de dagelijkse werking. Je volgt de algemene mailbox van het team op, opvolging van de plaatsing van de aankondigingsborden, organiseren van vergaderingen, verslagen opmaken, bijhouden van statistieken, opvolgen schadedossier, bijhouden inventaris, personeelsadministratie, boekhouding, dossieropvolging, ... zijn typische taken die horen bij de job.

Ben je klantvriendelijk, nauwkeurig, een teamspeler, flexibel en een krak in officetoepassingen zoals Word en Excel? Dan is dit de job voor jou.

Dienst beheer gebouwen  - tijdelijke vacature

Je doet de algemene administratieve ondersteuning voor de verschillende ateliers (ateliers schrijnwerkers, loodgieters, elektriciteit, schilders, polyvalenten en team techniek) en de administratieve ondersteuning voor de teamcoördinator.

Je maakt de bestelbons op voor de onderhoudsmannen van verschillende andere gebouwen (sporthalen, bibliotheek, museum,…). Sporadisch wordt er ook contact opgenomen met externe firma’s in verband met de facturatie.

Je lijst en volgt de budgetten en het verlofsaldo van medewerkers op en geeft de ziektes van de medewerkers door aan de personeelsdienst.

In het programma aphrodite kijk je de dagexcepties na en geef je werkuren in in facilsyn en ben je back-up voor facilsyn werkopdrachten dispatchen.

Invoeren en archiveren van leverbons, nakijken van facturen voor goedkeuring , opmaken van veiligheidsinstructiekaarten voor nieuwe machines en doorgeven van de documenten voor ‘gevaarlijk werk’ aan de juiste diensten, up to date houden van interne nota’s, archiveren dagverslagen horen tot je takenpakket.

Ben je nauwkeurig, discreet en cijfermatig aangelegd? Dan is dit de job voor jou.

Er wordt één werfreserve aangelegd voor alle huidige en toekomstige vacatures voor administratief medewerker in cluster techniek met een bindende rangschikking van de geslaagde kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores.

Data selectie

• Deel 1 bestaat uit geautomatiseerde selectietools die je zal ontvangen per mail op donderdag 16 februari 2023 en terug ingediend moet zijn op zondag 19 februari 2023 ten laatste tegen 23.59 uur
• Deel 2 bestaat uit een thuisopdracht die je zal ontvangen per mail op donderdag 2 maart 2023 en terug ingediend moet zijn op zondag 5 maart 2023 ten laatste tegen 23.59 uur
• Deel 3: persoonlijkheidslijsten – online niet -eliminerend
• Het laatste deel bestaat uit een gestructureerd gedragsgericht interview. De exacte data volgt later.  Hierbij wordt gepeild naar de motivatie en specifieke interesse voor het werkterrein en wordt nagegaan in hoeverre de vaardigheden en/of de ervaring van de kandidaat beantwoorden aan de vooropgestelde competenties en taken.

Algemene voorwaarden

Op dinsdag 7 februari 2023 voldoe je aan alle voorwaarden gesteld in het rechtspositiebesluit (inclusief de taalwetgeving):

• je bent tot het wettig verblijf in België en tot de Belgische arbeidsmarkt toegelaten of leerplichtig in België (voor contractuele aanstelling)
• je bent onderdaan van een EU-lidstaat, van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER) of van Zwitserland (voor statutaire aanstelling)
• je bent van onberispelijk gedrag
• je geniet de burgerlijke en politieke rechten
• je bent lichamelijk geschikt voor de functie (geneeskundig onderzoek -op moment van aanstelling- door de medische dienst verbonden aan het stadsbestuur).
• je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs
• je slaagt voor de selectieproeven.

Overeenkomstig de bepalingen van de rechtspositieregeling is het selectieprogramma  als volgt

1. een gestructureerd gedragsgericht interview waarin wordt gepeild naar de motivatie en specifieke interesse voor het werkterrein en waarin wordt nagegaan in hoeverre de vaardigheden en/of de ervaring van de kandidaat beantwoorden aan de vooropgestelde competenties en taken;
2. praktische proeven en/of schriftelijke proeven en/of gestandaardiseerde / geautomatiseerde selectietools (o.a. assessments, cognitieve vaardigheidstesten, persoonlijkheidsvragenlijsten, profielanalyses…).  Deze testen kunnen uit 1 of meerdere onderdelen bestaan.
3. De definitieve examenplannen worden door de jury opgemaakt.

Voor elk onderdeel moeten de kandidaten 50 % van de punten behalen en moet ten minste de helft van de competenties uit het competentieprofiel worden getest. In totaal moeten de kandidaten gemiddeld 60 % van de punten behalen.

Wat we bieden

Je krijgt een contract voor 6 maanden. Na deze 6 maanden krijg je, na gunstige evaluatie, een contract van onbepaalde duur aangeboden (behalve in geval van vervangingscontract).

• aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques ter waarde van 8 euro (per geleverde 7u.36 prestaties), ecocheques, jaarlijkse cadeaubon, fietsvergoeding, hospitalisatieverzekering en terugbetaling abonnement openbaar vervoer     
• aangepaste vorming en een functionele loopbaan
• boeiende job in een aangename werksfeer en in eigen regio
• interessante verlofregeling
• relevante ervaring in een soortgelijke functie in de privésector of als zelfstandige kan voor  maximum 12 jaar geldelijke anciënniteit kan worden meegenomen

• minimum maandloon:
  • met 0 jaar anciënniteit: 2.318,21 EUR bruto
  • met 12 jaar anciënniteit: 2.879,86 EUR bruto
  • loonsimulatie is mogelijk via [email protected]

Er wordt een wervingsreserve ( voltijds/deeltijds statutair/contractueel ) aangelegd met een geldigheidsduur van 2 jaar en met een bindende rangschikking van de geslaagde kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores. Er is geen voorrangsregeling van kracht: de eerst gerangschikte kandidaat wordt aangesteld.

Interesse?

Schrijf je in tot en met dinsdag 7 februari 2023 op https://www.jobsolutions.be/register/14341-82 of geef je inschrijvingsformulier ingevuld af tijdens de openingsuren aan de balie personeel in de stadswinkel van het stadsbestuur met een kopie van je diploma + cv en motivatiebrief t.a.v. algemeen directeur, Grote Markt 1, 9100 Sint-Niklaas.

Voor meer inlichtingen kan je terecht op de dienst HR,
E  [email protected] of T  03 778 31 22.

Wil je weten hoe de stad omgaat met je persoonsgegevens?
Dat lees je op www.sint-niklaas.be/privacy

Stad en OCMW Sint-Niklaas vinden je kwaliteiten belangrijker dan je leeftijd, geslacht, seksuele voorkeur of afkomst.