Procesbeheerder

Als procesbeheerder van de algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin ondersteun je de algemeen directeur bij de dagelijkse werkzaamheden en heb je een coördinerende en (aan)sturende draaischijffunctie voor de ondersteuning van de werkprocessen van de algemene directie. Je fungeert als rechterhand van de algemeen directeur en bent expert in het bewaken en ontwikkelen van processen binnen de algemene directie. Je bent steeds aanspreekbaar en denkt graag out of the box. Je bent een duizendpoot die het overzicht bewaakt en maakt mensen warm om mee te werken aan een betere werking van de algemene directie. Je vormt mee de brug naar een centrale en organisatiebrede afstemming en werkt mee aan toekomstige trajecten rond kennisbeheer in de VGC.
Coördineren van werkzaamheden en processen:
− Je beheert de agenda van de algemeen directeur en ondersteunt maximaal de dagelijkse werkzaamheden binnen de directie.
− Je organiseert (structureel) overleg op niveau van de algemene directie (o.a. kernstaf, bilateraal overleg met coördinatoren, het beleid en externe partners) en staat in voor een vlotte informatiedoorstroom.
− Je bent aanspreekpunt voor de algemeen directeur en ondersteunt mee de opvolging van afspraken met o.a. managementteam, Diensten leidend ambtenaar, directie Personeel en HRM ...
− Je waakt over de centrale opvolging van de college(lid)procedure en begeleidt de interne workflow.
− Je staat in voor het coördineren, (mee)realiseren en ondersteunen van directiebrede acties en initiatieven.
Optimaliseren en ontwikkelen van (digitale) werkprocessen en procedures:
− Je versterkt de interne expertise-opbouw omtrent processen en procedures door deelwerkingen van de algemene directie te begeleiden en ondersteunen.
− Je coördineert administratieve processen en faciliteert de interne samenwerking tussen de administratieve medewerkers van de algemene directie.
− Je bent het aanspreekpunt voor collega’s met vragen over de verdere ontwikkeling van Microsoft 365/SharePoint, je begeleidt software-implementatie en technologische innovatie.
− Je bouwt mee aan een kwaliteitsvol onthaalbeleid.
Versterken van de interne communicatie, informatiedoorstroom en kennisdeling:
− Je verzorgt een adequate interne communicatie en een vlotte informatiedoorstroom binnen de algemene directie.
− Je organiseert en ondersteunt initiatieven rond kennisdeling.
− Je stimuleert de geïntegreerde samenwerking binnen de algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin.
Je vormt samen met de algemeen directeur de brug naar centrale en organisatiebrede afstemming:
− Je hebt een VGC-brede blik en een coördinerende opdracht in de verdere ontwikkeling van Microsoft 365 en in het kennisbeheer binnen de VGC. Je neemt deel aan een recurrent overleg met de VGC-Urbanistengroep om vragen en trajecten samen te bespreken en beslissen.
− Je signaleert problemen, noden en vraagstukken aan de algemeen directeur.
− Je doet suggesties voor verbetering en mogelijke groei.
 

Hoe solliciteer je?
Vul het registratieformulier volledig en correct in. Solliciteren kan tot en met maandag 20 mei 2024.