Administratief bediende

Over het Vlaams Mensenrechteninstituut

Het VMRI is een onafhankelijk instituut dat de mensenrechten binnen de Vlaamse bevoegdheden beschermt en bevordert. Het instituut heeft verschillende taken: 

• Een breed mandaat rond mensenrechten, waarbinnen de focus ligt op onderzoek, studie, voorlichting, monitoring, advies, kennisdeling en bewustwording. 
• Bijstand aan burgers met meldingen over schendingen van mensenrechten. Het VMRI geeft mensen informatie en advies. Bij discriminatieklachten heeft het VMRI een specifiek mandaat om te bemiddelen. Als dat niet tot resultaat leidt, spreekt het via een aparte, onafhankelijke Geschillenkamer oordelen uit.

Jouw rol

De administratief medewerker maakt deel uit van de secretariaatspool van het VMRI, die wordt gecoördineerd door de Office Manager.
De secretariaatspool staat in voor de dagdagelijkse (administratieve en logistieke) ondersteuning van alle andere afdelingen en voor het onthaal bij het VMRI. 
De secretariaatspool behoort tot de afdeling bedrijfsvoering en staat onder leiding van de Adjunct Directeur.

Jouw taken

• Je organiseert en verzorgt een vriendelijk en laagdrempelig onthaal van bezoekers bij het VMRI (klagers, melders, vragers, belanghebbenden, collega’s etc.);
• Je beantwoordt de telefoon en de algemene mails;
• Je reserveert vergaderzalen, beheert de vergaderagenda, maakt het verslag en zorgt voor operationele ondersteuning (klaarzetten zaal, beamer, broodjes bestellen);
• Je ontvangt, verdeelt en verzendt de post en de leveringen;
• Je maakt adressenbestanden aan en houdt ze up-to-date, je verzorgt mailings;
• Je bestelt en beheert het kantoormateriaal;
• Je verzorgt de lay-out van documenten (brieven, nota’s, …)
• Je print, scant, klasseert documenten en verzorgt het archief;
• Je zorgt voor logistieke ondersteuning bij de organisatie van events;
• Je staat in voor de aankoop en het uitleenbeheer van onze bibliotheek ;
• Je voorziet redelijke aanpassingen voor kwetsbare doelgroepen;
• Je zorgt voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de Geschillenkamer en de griffier (bv. het versturen en ontvangen van post, onthaal bij zittingen en inzage in de dossiers, het opmaken van formulieren, etc.)
• …

Jouw ervaring

• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs;
• Je hebt een grondige kennis van Microsofttoepassingen zoals Outlook, Excel, Word, PowerPoint en SharePoint; 
• Je hebt uitstekende schriftelijke en verbale communicatieve vaardigheden (ook om laagdrempelig, toegankelijk en op maat met kwetsbare doelgroepen te communiceren);
• Je hebt een goede (mondelinge) kennis van het Frans, Engels en andere (non-verbale) talen is een meerwaarde;

Ons aanbod

• Je krijgt een contract van onbepaalde duur voor een voltijdse betrekking met een marktconform loonpakket. Deeltijds werken is bespreekbaar.
• Het loon valt samen met de verloning in klasseniveau I.1 binnen de barema’s van het VMRI. Het VMRI kan ervoor kiezen om ook je relevante beroepservaring mee te nemen bij de bepaling van je loon. Zowel ervaring in de privésector als in de openbare sector komen hiervoor in aanmerking.
• Je geeft mee vorm aan een startende omgeving en vertolkt een onmisbare rol in onze organisatie. Jouw werk heeft een grote impact binnen en buiten onze organisatie. 
• Je kan je werk flexibel inplannen, thuis of op kantoor. Met de plaats- en tijdsonafhankelijke werkregeling, kies jij wanneer en waar je werkt. We verwachten je minimaal 3 keer per week op kantoor en bent bereid om meer te komen in functie van de noodwendigheden van de dienst. 
• Je krijgt een laptop, een mobiele telefoon en een internetvergoeding.
• Je komt terecht in een organisatie die aan je welzijn denkt. Met de aantrekkelijke vakantieregeling van 40 dagen laad je je batterijen regelmatig op. De hospitalisatieverzekering en het aanvullend pensioen ontzorgen je wanneer je dat nodig hebt.
• En verder? Je kan gratis met het openbaar vervoer naar het werk of je kunt genieten van een fietsvergoeding.  Jouw werkplek is op wandelafstand van het station Brussel-Noord. Voor de route en toegankelijkheid: Marie-Elisabeth Belpairegebouw

Interesse?

Solliciteer dan vóór 30/04/2024 door je sollicitatieformulier en motivatiebrief te bezorgen aan [email protected].

Meer info over de functie, de voorwaarden en de selectieprocedure vind je in het selectiereglement.

Het Vlaams Mensenrechteninstituut zoekt getalenteerde  medewerkers en wil daarbij de samenleving zo goed mogelijk weerspiegelen. Het VMRI zoekt dus actief mensen met verschillende achtergronden en perspectieven om het instituut te verrijken. Gelijke kansen, diversiteit,  inclusie en meerstemmigheid zijn de leidraad in ons personeelsbeleid. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, geloof, leeftijd, beperking, gender