Toepasselijkheid

Kif Kif vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wetgeving en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten over uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Contact

Kif Kif vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onze contactgegevens: 

Kif Kif vzw
Statiestraat 139
2600 Berchem
[email protected]

Tel: 0487 33 67 24

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die  personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten, prospecten en leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Kif Kif vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden: 

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Kif Kif vzw (uitvoering overeenkomst);
  • het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven, uitnodigingen en bevragingen (gerechtvaardigd belang);
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);
  • het verzorgen van opleidingen, vormingen of workshops (uitvoering overeenkomst).

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken.

Persoonsgegevens die kunnen verzameld worden

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres (voor deelname aan activiteiten vragen we enkel e-mail en/of naam voor registratie);
  • Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen,…)
  • Opleiding en vorming
  • Aanwezigheid
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijze (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting);
  • het verzorgen van de IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, servers …);
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via Google Drive);
  • het verzorgen van financiële administratie;
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden.

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Sociaal Fonds voor Sociaal-Cultureel Werk en organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze federatie (de federatie/koepel zelf, andere verenigingen die behoren tot dezelfde koepel);
  • partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld;
  • overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties,…);
  • externe opleiders of trainers.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (d.w.z. niet aan andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons zou kunnen opvragen. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk of elektronisch) toestemming voor geeft. U hebt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn

Kif Kif vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtneming van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. 

Kif Kif vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • alle personen die namens Kif Kif vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • we gebruiken virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een firewall;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens, Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid;
  • aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren;
  • bij nieuwe projecten die mogelijk een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U hebt recht op gegevenswisseling (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Zo hebt u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails).
Indien u zich wenst af te melden van de nieuwsbrief, geven we u de mogelijkheid bij iedere verzending van de nieuwsbrief.

Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om zich adequaat te identificeren.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
[email protected]

Wijziging privacy statement

Kif Kif vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 02 juli 2018. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.