Administratief medewerker Vlaamse Projecten

Beste toekomstige collega,

Weet jij hoe je structuur en overzicht brengt in een complexe omgeving? Word je enthousiast van een veelzijdige rol waarin administratieve, logistieke en financiële processen samenkomen? En zie je het als een uitdaging om samen te werken aan projecten die echt impact maken op het leven van jongeren? Dan zijn we op zoek naar jou!

Bij SOS Kinderdorpen zoeken we een Administratief medewerker Vlaamse Projecten die met precisie, daadkracht en een warm hart ons team komt versterken.

In deze functie ben je een spilfiguur in het ondersteunen van onze Vlaamse projecten*. Met jouw scherpe blik zorg je voor een vlekkeloze administratie, zowel op het vlak van documentenbeheer als het verwerken van financiële gegevens. Jij bewaakt de facturen en zorgt ervoor dat onze kassa's kloppen. Daarbij speel je een cruciale rol in het beheer van logistieke processen, van voertuigkeuringen tot het organiseren van materiaal voor onze projecten.

Maar jouw impact gaat verder dan de cijfers en de processen. Je draagt bij aan een veilige werkomgeving, controleert samen met de Preventieadviseur of onze veiligheidsnormen worden nageleefd, en inspireert collega’s om bewust met preventie om te gaan. Bovendien ondersteun je de HR Team lead met praktische taken, zoals contractbeheer.

Jij versterkt de missie van SOS Kinderdorpen door helder te communiceren, goed samen te werken en actief mee te denken over verbeteringen in onze werkwijze.

Wat we van jou verwachten? Je bent een administratief talent met oog voor detail en een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Financieel beheer, softwaretools en multitasking zijn jou op het lijf geschreven. Bovendien ben je een kei in organiseren en houd je het hoofd koel, ook als prioriteiten zich opstapelen. En minstens zo belangrijk: je werkt met hart en ziel aan een missie waarin het belang van kinderen en jongeren altijd vooropstaat.

Wat bieden we jou? Een leuke werkplek in de Keizersberg te Leuven, een voltijds contract van onbepaalde duur. Een boeiende, afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid. En natuurlijk een plek in een dynamisch team waar jouw werk écht verschil maakt.

Zin om jouw administratieve talenten in te zetten voor een betere toekomst voor kinderen en jongeren? Aarzel dan niet en stuur ons je sollicitatie! We kijken ernaar uit om je te ontmoeten.

Met warme groet,
Het team van SOS Kinderdorpen

P.S. Meer weten over de functie? Hieronder vind je het volledige functieprofiel.

*Onze Vlaamse projecten zijn: Hejmo, Hejmo-Plus, Childfriendly Spaces en de Gezinshuizen zijn in opstart. Onze projecten focussen zich op niet-begeleide buitenlandse minderjarigen en op kinderen die gevlucht zijn met hun ouder(s).

FUNCTIEBESCHRIJVING

Doel van de functie

De Administratief medewerker Vlaamse projecten ondersteunt de vlotte uitvoering van de Vlaamse projecten door het efficiënt en nauwkeurig uitvoeren van administratieve, logistieke en financiële taken. Deze persoon is een sleutelpersoon in het coördineren en opvolgen van interne processen, verzekert correcte registratie van gegevens, onderhoudt contacten met externe partijen en draagt bij aan een veilige en goed georganiseerde werkomgeving.

Rollen en verantwoordelijkheden

Als ‘Administratieve ondersteuner’: Zorgen voor een gestructureerde en nauwkeurige administratie om de werking van de projecten te ondersteunen en processen soepel te laten verlopen.

Als ‘Financieel beheerder’: Waarborgen van een correct financieel beheer door kassa, facturen en betalingen nauwgezet op te volgen en te documenteren, in nauwe samenwerking met de boekhoudster van de Vlaamse Projecten. Het financieel beheer van de projecten efficiënt coördineren en zorgen voor correcte administratieve verwerking van betalingen en financiële verplichtingen.

Als ‘Logistiek coördinator’: Ondersteunen van de operationele werking door het efficiënt beheren en organiseren van logistieke processen zoals voertuigkeuringen en gebouwenbeheer. Het ondersteunen van de logistieke processen en zorgen voor een optimale werking van de operationele taken binnen de projecten.

Als ‘Kapitein preventie’: In nauwe samenwerking met de Preventieadviseur, zorgen voor de uitvoering van het preventieplan van de organisatie op Vlaams niveau. Bijdragen aan een veilige werkcultuur en de kans op incidenten, ongevallen of schade aan personen minimaliseren.

Als ‘HR ondersteuner’: Flexibel inspelen op project-specifieke HR-noden. Bijdragen aan een efficiënte uitvoering van HR-taken.

Als ‘Lid van de Vlaamse Projecten’: Actief bijdragen aan een efficiënte samenwerking en informatie-uitwisseling binnen de verschillende projecten. Zorgen voor een goede afstemming, proactieve opvolging van taken en een sterke ondersteuning van de operationele en administratieve behoeften van elk project.

Als ‘Rolmodel van SOS Kinderdorpen’: Professioneel en integer gedrag tonen, ethische standaarden handhaven, en anderen inspireren en motiveren. Een positieve en productieve werkcultuur binnen de organisatie bevorderen.

Bekwaamheden

Kennisgebonden Bekwaamheden

Grondige kennis van administratieve systemen, bij voorkeur ervaring met projectadministratie en het gebruik van platforms zoals Insisto, Binc en Match it.
Grondige kennis van financieel beheer, waaronder factuurverwerking, kasbeheer en het opvolgen van betalingen. Ervaring met boekhoudsoftware is een voordeel.
Kennis van wetgeving en procedures rondom de veiligheid op de werkplek, zoals brandveiligheid en algemene arbeidsomstandigheden.

Technische Bekwaamheden

Talenkennis: Nederlands C2 (Mastery). Frans en Engels idealiter minstens B2 (Upper Intermediate).
Sterke beheersing van MS Office, en ervaring met administratieve software.
Sterk in het organiseren van administratieve processen en het beheren van meerdere taken tegelijkertijd. Kan deadlines goed bewaken en prioriteiten stellen.
In staat om logistieke processen te organiseren, bijvoorbeeld voertuigbeheer en het tijdig regelen van onderhoud of keuringen.

Persoonsgebonden bekwaamheden

Zeer goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, met een proactieve houding in het achterhalen van benodigde informatie.
In staat om snel en efficiënt problemen op te lossen, met oog voor detail en nauwkeurigheid.
Durft mensen aan te spreken om te zorgen dat taken tijdig en correct uitgevoerd worden. Heeft een hands-on mentaliteit en is niet bang om verantwoordelijkheid te nemen.
Kan zich aanpassen aan veranderende omstandigheden en verschillende taken met een positieve en pragmatische houding benaderen.
Werkt zelfstandig, met oog voor detail en zorgt ervoor dat taken op tijd en correct worden uitgevoerd. Betrouwbaar en gestructureerd in de uitvoering van de functie.

Transversale bekwaamheden voor de organisatie

Het hoger belang van het kind en de jongere prioriteren in alle activiteiten en projecten die door hun teams of afdelingen worden uitgevoerd.
Integriteit waarborgen door eerlijkheid, betrouwbaarheid, verantwoordelijkheid, naleving van regels, transparantie, nederigheid, empathie, loyaliteit en discretie te tonen in alle professionele handelingen en communicatie.
Dragen van de visie en missie van SOS Kinderdorpen.

Ons aanbod

Een voltijds contract van onbepaalde duur
Werkplek: Leuven, Keizersberg, af en toe naar Kessel-Lo.
Loonvoorwaarden volgens het PC 319.01.

Solliciteren

Als je interesse hebt voor de functie en de juiste bekwaamheden hebt, stuur je CV en motivatiebrief naar [email protected] voor 12/01/2025.