Deskundige administratie en communicatie

Wat ga je doen?
Als deskundige administratie en communicatie ondersteun je de dagelijkse werkzaamheden van de Algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin. Je zorgt ervoor dat de operationele doelstellingen efficiënt en effectief worden bereikt. Je verzorgt een heldere, toegankelijke en klantvriendelijke communicatie over de werking en dienstverlening. Je biedt communicatieve ondersteuning aan je collega’s van team Welzijn en Gezondheid.
Opvolgen van (digitale) werkprocessen en procedures:
− Algemene werkprocessen: Je volgt de algemene werkprocessen binnen de directie op, waaronder de administratieve opvolging van beslissingen en het beheer van zowel kleine als grote aankoopdossiers volgens de reglementering op overheidsopdrachten. Daarnaast organiseer je diverse evenementen.
− Softwarepakketten: Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging binnen verschillende softwarepakketten zoals SharePoint, M365-toepassingen, het financieel beheersysteem, het subsidieloket en de organisatiedatabank.
− SharePoint beheer: Samen met je collega’s beheer je de SharePoint-omgeving van de directie. Je analyseert de huidige werking, adviseert over eventuele aanpassingen en draagt bij aan de migratie en optimalisatie van de werking.
− Materiaalbeheer: Je beheert de (uitleen)materialen van de directie, bewaakt het overzicht en zorgt voor een goede inventaris. Je onderneemt acties om het efficiënte gebruik van middelen te waarborgen en optimaliseert processen voor een soepele werking ten behoeve van collega's en externe partners.
− Adressenbeleid: Je werkt mee aan het optimaliseren van het adressenbeleid en het beheer van adressen binnen de organisatiedatabank van het beleidsdomein welzijn en gezondheid. Uitvoering van het communicatieplan van de directie:
− Communicatieafspraken: Samen met je collega’s, en specifiek in afstemming met de communicatiemedewerker WGG, maak je afspraken over de uitrol van het communicatieplan.
− Toegankelijke communicatie: Je verdiept je in laagdrempelige communicatie op maat van diverse doelgroepen.
− Gezondheidspromotie: Je ontwikkelt communicatiecampagnes voor gezondheidspromotie en creëert en verspreidt publicaties, oproepen, brochures en
materialen op maat van het beleidsdomein.
− Merkidentiteit en sociale mediastrategie: Je draagt bij aan een consistente en coherente merkidentiteit voor de directie. Je helpt bij het ontwikkelen van een sociale mediastrategie om de zichtbaarheid van de directie te vergroten.
− Websitebeheer: Je onderhoudt de websites, zorgt ervoor dat ze up-to-date zijn en werkt mee aan de verdere uitbouw ervan.
− Communicatiekanalen: Je staat in voor mailings, nieuwsbrieven en advertenties via (sociale) media. Je zorgt hierbij voor een gepaste en gedifferentieerde communicatie via diverse kanalen en producten.

Meer informatie over de functie vind je hier.