management assistant

Ben jij een organisatorisch talent met oog voor detail? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste management assistent leidend ambtenaar, Frank Geets, te ondersteunen.

Wat worden jouw taken?

Verslaggeving: Je bent verantwoordelijk voor de verslaggeving van o.a. het Directiecomité, het Managementcomité en vergaderingen met kabinetten. We verwachten dan ook discretie omtrent de informatie die je hoort.
Agendabeheer & vergaderingen: Jij plant vergaderingen, stelt agenda’s op, regelt vergaderlokalen en herboekt vergaderingen adhv de agenda van de leidend ambtenaar.
Organisatie & ondersteuning: Je organiseert dienstreizen, lunches en events voor de leidend ambtenaar. Daarnaast beheer je briefwisselingen en ontvang je bezoekers.
Evenementen & initiatieven: Van teamdagen tot Movi-events en het regelen van personeelsgeschenken, sint geschenken,... . Jij coördineert en regelt alles tot in de puntjes.
Documentbeheer & communicatie: Je zorgt ervoor dat alle documenten op tijd op Sharepoint staan en houdt contact met klanten en interne teams.

Je hebt een scherp oog voor detail, bent communicatief sterk en weet precies hoe je de juiste prioriteiten stelt. Kennis van agendabeheer, sterke organisatorische vaardigheden en proactieve inzet zijn jouw sterke punten. Flexibiliteit is belangrijk om de drukke agenda van Frank Geets te organiseren. Je moet snel kunnen schakelen wanneer er opdrachten komen. We verwachten dat je aanwezig bent wanneer Frank Geets aanwezig is. Dit kan zowel heel vroeg als heel laat zijn. Je kan sporadisch eens thuiswerken maar dat is geen vast dag, afhankelijk van agenda van Frank Geets. Tot slot verwachten we dat je op elk moment discreet handelt.

Interesse? Solliciteer nu en word de steunpilaar van onze organisatie! Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij ‘Downloads'. Download dit document en hou het bij.

Bijlage	Grootte
SR_16385 ManagementAssistent.pdf	333.1 KB