Medewerker Administratie en Office Management (M/V/X) | Voltijds | Onbep. duur

Bij Vluchtelingenwerk Vlaanderen zet je je mee in voor mensen op de vlucht. Hou je van gevarieerd werk, waarbij elke dag er anders uitziet? Ben je een praktische duizendpoot die voor alles een oplossing kan bedenken? Ben je iemand die graag onze organisatie administratief wil versterken? Dan ben jij de collega die we zoeken!

WAT IS VLUCHTELINGENWERK?

Vluchtelingenwerk Vlaanderen zet zich in voor mensen op de vlucht. We doen dit samen met een vijftigtal lidorganisaties en heel wat enthousiaste vrijwilligers. Samen verhogen we de druk op het beleid en sensibiliseren we het ruime publiek. We werken mee aan kwalitatieve opvang en zijn actief rond integratie. We ondersteunen iedereen die mensen op de vlucht bijstaat.

JOBOMSCHRIJVING

We zoeken een gedreven collega die vrijwilligers, stagiairs en vaste medewerkers ondersteunt bij administratieve, financiële en logistieke taken. Als manusje van alles zoek je antwoorden en oplossingen op vragen van collega’s. Je ondersteunt bij de financiële administratie en verzorgt de personeelsadministratie. Je rapporteert aan de zakelijk coördinator.

TAKEN

— Je bent verantwoordelijk voor de logistieke en facilitaire opdrachten van Vluchtelingenwerk Vlaanderen. Voorbeelden van taken:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor alles wat met de kantoorruimte te zien heeft (boeking en gebruik van zalen, hygiëne, bestellingen van kantoormateriaal, …).
• Je bent verantwoordelijk voor de binnen-en buitengaande post.
• Je ondersteunt collega’s bij het organiseren van vergaderingen, team- en planningsdagen.
• Je bent back-up voor de verantwoordelijke ICT voor een goed beheer van ICT-middelen en digitale voorzieningen.

— Je bent verantwoordelijk voor de administratieve kant van het personeelsbeheer:

• Je verwerkt de indienst- en uitdiensttredingen. Je zorgt hierbij voor de opmaak van de uurroosters, arbeids-, stage- en vrijwilligerscontracten en bijhorende addenda.
• Je volgt de registraties van de werktijden op. o Je zorgt ervoor dat medewerkers hun contractuele elementen (vakantieplanningen, afwezigheden, uurroosters) goed begrijpen en kunnen opvolgen.
• Je vult de maandelijkse payroll in en volgt deze op, en alle handelingen die daarbij horen, zoals het bijhouden van afwezigheden en verlof.
• Je ondersteunt de sollicitatie- en aanwervingsprocedures.
• Je bewaakt mee dat de arbeidswetgeving en alle relevante CAO’s correct opgevolgd worden.

— Je bent verantwoordelijk voor de administratieve kant van het financieel beheer:

• Je verwerkt documenten voor controle door de coördinator van de betalingen: scannen van kastickets, verwerken van onkostenformulieren.
• Je geeft input aan leveranciers en controleert aankoopfacturen. o Je volgt rekeningsuittreksels en betaling van facturen op.
• Je stelt verkoopsfacturen op. o Je archiveert maandelijks en jaarlijks diverse documenten.