Medewerker loonadministratie

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Voel je je thuis met  cijfers, zelfstandigheid en administratie? Krijg jij energie van contact met klanten en een nauwe samenwerking met je collega’s? Dan ben jij de nieuwe ‘medewerker loonadministratie’ die we zoeken!  

Binnen de directie Mens & Organisatie ben jij als expert, samen met 5 directe collega’s, verantwoordelijk voor de volgende belangrijke opdrachten:

• Je bereidt mee de payroll voor en voert de nodige controles uit (de maandelijkse loonafsluiting van 3600 personeelsleden en jobstudenten, alsook de nabetalingen, regularisaties, eindejaarstoelage en vakantiegeld).
• Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van administratieve verplichtingen inzake sociale zekerheid (de multifunctionele aangifte,  Dimona en ASR-aangiftes) .
• Je behandelt dagelijks en zelfstandig de contracten voor jobstudenten.
• Je verwerkt de vakantie-attesten van vorige werkgevers, de invloed ervan op wedde en vakantiegeld.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, leidinggevenden en klanten inzake RSZ, Dimona, jobstudenten en vakantiegeld.

• Je werkt mee aan een continue verbetering van de procedures en  processen.

  
  Bij aanvang in deze job krijg je een opleiding op maat in de loonadministratie, van collega’s en externe partners. Je rapporteert aan de coördinator van de loonadministratie.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk. 

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Bij voorkeur heb je 2 jaar ervaring als medewerker payroll of je hebt een grote affiniteit met cijfers en bent bereid om je snel in te werken. 
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek.
• Je hebt een degelijk sociaal-juridische kennis. Ervaring binnen een sociaal secretariaat of binnen een personeelsadministratie is een pluspunt.
• Je werkt vlot met de courante pc-toepassingen en kan je je snel inwerken in diverse HRplatformen. Ervaring met Easypay en Succesfactors (SAP) is een pluspunt.
• Je hecht belang aan een sterk, dynamisch en integraal personeelsbeleid.
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. 

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?  

Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 5 (min. € 3.121,12 - max. € 4.678,15 bruto maandloon) of graad 6 (min. € 3.495,10 - max. € 5.052,16 bruto maandloon).

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. 

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: 

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken ;
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; 
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;  
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;  
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; 
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; 
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;   
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; 
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?  
Stel je dan kandidaat ten laatste op 12/03/2024 via deze pagina  en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma.  

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: 

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters  
• Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 15/03/2024 en kan je thuis afleggen.
• Stap 3: Een jobinterview staat gepland in de week van 25/03/2024 en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).