Medewerker onthaal en administratie GC Den Dam

Wat ga je doen? 

Als medewerker onthaal en administratie ben je de stem en het gezicht van GC Den Dam. Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene onthaal en de administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van GC Den Dam op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder. Je geeft hen het gevoel dat ze in goede handen zijn. Je zoekt graag naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

Onthaal van bezoekers:
− Je bemant de onthaalbalie samen met andere collega’s.
− Je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier, je detecteert de gestelde vragen en helpt hen zo snel mogelijk. Indien nodig verwijs je hen door.
− Je volgt de mailbox van zaalgebruik en de algemene mailbox van het GC op.

Administratie:
− Je houdt inschrijvingen correct bij via Kwandoo.
− Je voert activiteiten correct in via het registratieprogramma Yesplan.
− Je staat in voor het voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van verschillende documenten, zoals contracten en planningsdocumenten.
− Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (verslagen schrijven, server up-to-date houden …).
− Je bereid het infoblad Den Dam voor (samenbrengen van ingeleverde teksten, timing opvolgen, verzending voorbereiden,…).

Zaalgebruik:
− Je bent het aanspreekpunt voor het zaalgebruik: je volgt de reservaties op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan. Dit doe je in samenwerking met de verantwoordelijke zakelijk beheer.
− Je noteert specifieke vragen van de gebruikers en communiceert hierover met de betrokken collega’s (technisch personeel, zaalpersoneel, conciërge …).

Algemeen:
− Je springt in bij werkoverlast of afwezigheid van collega's.
− Je helpt mee bij activiteiten (recepties, feesten, voorstellingen, enz.) van het GC, ook ‘s
avonds en in het weekend.
− Je start in Gemeenschapscentrum Den Dam. In functie van de noden kan je ingezet
worden in andere gemeenschapscentra.

Je hebt maximaal een diploma van het hoger secundair onderwijs. Je bent Geco-gerechtigd.

Meer informatie over de functie vind je hier.