26/11/2024 - 12:35
Bedrijf
KU Leuven
Gemeente
Gent
Type
Voltijds
Sector
Andere sociale organisaties
De Faculteit Architectuur van de KU Leuven staat voor gerenommeerd architectuuronderwijs. Ze verzorgt de opleidingen architectuur, interieurarchitectuur, stedenbouw en ruimtelijke planning en de educatieve master ontwerpwetenschappen op de campus Sint-Lucas in Brussel en Gent. De faculteit telt ongeveer 2300 studenten en 350 personeelsleden en is onderdeel van de Groep Wetenschap en Technologie van de KU Leuven.
Voor de dienst Onderwijs-, studenten- en onderzoeksondersteuning (OSO) van de campusdiensten zoeken wij een polyvalent administratief medewerker.
Functie
We leunen graag op jouw stevige administratieve schouder: we zijn op zoek naar een medewerker die polyvalent ingezet zal worden om ons gericht te ondersteunen in allerhande administratieve processen van de faculteit, gaande
van het studentendossier, tot programma- en mijlpalen- en examenadministratie, en dit met betrekking tot alle studentengroepen. Je staat in voor de (her)inschrijvingen van studenten, de puntenverwerking, het opvolgen van de studentendossiers voor reguliere, Erasmusstudenten en doctoraatstudenten en biedt ondersteuning voor studieloopbaanbegeleiding en zorgcoördinatie. Deze functie zal in de tijd opgesplitst worden in bepaalde deeltaakpakketten, maar kan ook wijzigen in de tijd.
Wat dat precies betekent? Een heel gevarieerd pakket aan taken, waaronder:
Je zet je in om de studieloopbaan van alle studenten van inschrijving tot diploma administratief te verwerken. Het gaat zowel om de elektronische verwerking van studentengegevens, het volledig beheer van de studentendossiers, als om het verstrekken van diverse soorten attesten.
- Je bent een vlot aanspreekpunt voor de studenten en behandelt met plezier individuele vragen van studenten met betrekking tot hun studentendossier/studieprogramma.
- Je organiseert mee informatie- en onthaalsessies, zowel voor de reguliere, Erasmus- als doctoraatsstudenten. Je geeft deze studenten advies op maat.
- Je ondersteunt de studieloopbaanbegeleiders en zorgcoördinatoren administratief en helpt bij de organisatie van de examenfaciliteiten.
- Je houdt van een correcte en precieze verwerking van evaluatiecijfers en bereidt de examencommissie voor. Je ondersteunt de examencommissie vanuit je sterk administratieve bril en leunt hierbij op een gedegen kennis van de gangbare studievoortgangsmaatregelen.
- Je houdt van een degelijk archief met studentengegevens waarin jij en je duo-collega vlot alles terug kan vinden. Je screent ook regelmatig en vlot inhoudelijk de facultaire webpagina’s en digitale platformen en zorgt voor de updates.
- Je houdt van cijfertjes en werkt actief mee aan het aanleveren van gerichte data relevant voor de faculteit.
- Je maakt graag verslag op een kwaliteitsvolle manier, bijvoorbeeld van het teamoverleg.
- Je staat bij het uitvoeren van de taken niet alleen, je maakt deel uit van een groter team (OSO). Je werkt nauw samen met docenten en de centrale studentenadministratie. Binnen het team OSO fungeer je als back-up voor bepaalde taken van collega's. Ruimer kan je een rol opnemen binnen een of meerdere projectgroepen van de campusdiensten.
Profiel
We zoeken iemand die de juiste talenten op het juiste moment kan inzetten. Herken je jezelf grotendeels in onderstaande lijst? Dan is er grote kans op een match!
- Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma organisatie en management / office management of je hebt relevante ervaring voor de job. Werkte je reeds in een opleidings- of onderwijscontext, dan is dit alvast een fijn pluspunt.
- Uiteraard ben je vlot in administratie en ben je sterk in het werken met o.m. Word, Excel, Outlook en MsTeams (MsOffice). Je hebt ook reeds gewerkt met SAP, volgt bij ons nog een opleiding of zoekt nodige info op in beschikbare draaiboeken voor vlot gebruik ervan.
- Communiceren in het Nederlands en Engels kan je vlot, zowel mondeling als schriftelijk. Als je daarenboven noties hebt van gesprekstechnieken die je kan toepassen in je contacten met studenten, is dit alvast een extra plus.
- Je houdt ervan om precies en nauwgezet te werken en je kan je eigen werk vlot en dynamisch organiseren. Klantgerichtheid en vlot in de omgang, zijn je ding.
- Je volgt waar nodig specifiekere vorming aan de universiteit: sommige opleidingen dien je immers verplicht te volgen in het kader van je specifieke administratieve taken.
- Je stelt je flexibel op en voelt je als een vis in het water wanneer je takenpakket en/of je specifieke studentengroep wisselt doorheen de tijd. Bij flexibel zijn denken we niet meteen aan hoe snel je kan draaien op je bureaustoel, maar eerder aan hoe je je soepel kan aanpassen aan variërende werklast en takenpakketten doorheen het academiejaar.
Aanbod
Je komt terecht in een tof en ruim team met een diversiteit aan expertises. Koffie of thee is er steeds, alsook vaak koekjes en taart! We zijn trotse bezitters van een stevig teamkompas dat je vlot door onze missie, waarden en leidende principes zal loodsen. We vinden een goede opstart van nieuwe collega’s een topprioriteit, één van ons is graag peter/meter voor je tijdens je startperiode. We hopen je vanaf begin januari 2025 te kunnen verwelkomen.
We bieden je een contract aan van bepaalde duur tot en met eind oktober 2025. Je kan kiezen voor een 80% of 100% betrekking. We denken graag mee na over een haalbare combinatie werk-privé op jouw en onze maat. . We houden ervan zowel voldoende op de campus aanwezig te zijn als te kunnen telewerken van thuis uit; volgens onze teamafspraken hybride werken en na je inwerkperiode.
De campus Sint-Lucas Gent is je hoofdwerkplaats. Je af en toe verplaatsen naar de campus Sint-Lucas Brussel of naar Leuven in kader van teamwork, werkgroepen of opleiding vormen geen probleem.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. We nemen je opgebouwde anciënniteit in rekening. Hiernaast bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, woonwerkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, ecocheques en nog veel meer. Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden via de jobsite.
Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij de heer Joris Vrysen, tel.: +32 16 37 67 99.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 10/12/2024 via onze online sollicitatietoepassing
