Onthaalmedewerker GC De Linde

Wat ga je doen?

Als onthaalmedewerker ben je de stem en het gezicht van GC De Linde Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene onthaal en de administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van GC De Linde op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder. Je geeft hen het gevoel dat ze in goede handen zijn. Je zoekt graag naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

• Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens:
  • Je verzorgt de inschrijvingen voor de verschillende activiteiten in het centrum via Kwandoo 
  • Je vult de activiteiten correct in het registratieprogramma Yesplan. 
  • Je beheert de zaalverhuur: als aanspreekpunt voor zaalgebruik volg je reservaties op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan.
  • Je verzorgt de correspondentie en het onthaal (post, algemene mailbox, telefoon).
• Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten;
  • Je voert administratieve taken uit (verslagen schrijven, server up to date houden, enz.)
• Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten:
  • Je volgt de algemene mailbox van het GC op.
  • Je verstrekt informatie en documentatie aan bezoekers. Je luister naar hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door 
  • Je hebt kennis van de organisatie en de werking van het gemeenschapscentrum. 
  • Je hebt kennis hebben van de gemeente. 
• Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten:
  • Je houdt de inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier ordenen en up-to-date.
  • Je houdt de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat op orde.
• Je bent inzetbaar in de brede werking van het gemeenschapscentrum:
  • Je ondersteunt de logistieke werkzaamheden. (verslagen schrijven, het op orde houden van de inforekken … ).
  • Je helpt regelmatig mee bij activiteiten (recepties, feesten, enz.) van het gemeenschapscentrum.
• Aanwervingsvoorwaarde:
  • Je hebt maximaal een diploma van het hoger secundair onderwijs.
  • Je bent Geco-gerechtigd. (referentienummer vacature = 5071809)

Meer informatie over de functie vind je hier.