Polyvalente administratieve medewerker (m/v/x) voltijds-onbepaalde duur

Wie zijn wij?

PAG-ASA vzw, opgericht in 1994, is een gespecialiseerd centrum voor de opvang en begeleiding van slachtoffers van mensenhandel. Wij bieden een integrale begeleiding op maat, in functie van de noden en context van iedere persoon, bestaande uit een administratief, juridisch en psychosociaal luik.

Deze begeleiding wordt georganiseerd vanuit 3 teams: Het Juridisch Team zorgt voor de juridische en administratieve begeleiding van de slachtoffers. Het Team Opvanghuis zorgt voor de opvang en psychosociale begeleiding in ons opvanghuis, gesitueerd op een discreet adres. Het Ambulant Team zorgt voor de psychosociale begeleiding voor personen die geen/niet langer nood hebben aan opvang in ons eigen opvanghuis en in een huurwoning verblijven.

Om deze hulpverlening aan slachtoffers te kunnen uitvoeren, kan PAG-ASA ook rekenen op haar Team Ondersteuning dat zorgt voor human resources, financiën, infrastructuur en logistiek. Ter versterking van dit team zijn we op zoek naar een polyvalente administratieve medewerker (m/v/x).

Jouw functie

Als polyvalente administratieve medewerker ben je aanspreekpunt voor je collega’s op vlak van administratie, ICT en infrastructuur. Je maakt deel uit van het Team Ondersteuning en werkt onder toezicht en begeleiding van de Teamverantwoordelijke, in nauwe samenwerking met de 2 andere collega's binnen dit team. Dit betekent in concreto:

Op vlak van administratie:

Notulen maken en verslagen schrijven
Beheer, invoer en actualisering van Excel-tabellen en bestanden
Documenten ordenen, archiveren en sorteren
Vertalen van documenten FR ↔ NL
Vervanging van de onthaalmedewerker aan het onthaal bij afwezigheid
Beheer van administratieve personeelsdossiers
Coördinatie van het in- en uitdiensttredingsproces (onboarding en offboarding)

Op vlak van ICT:

Advies aan collega’s over het dagelijks gebruik van Word, Excel, Outlook, en intern CRM-systeem
Oplossen van kleine problemen met ICT-tools (zoals laptops, tablets, smartphones, scanners)
Opvolging en advies bij het gebruik van interne software (CRM, tijdsregistratie)
Contacten met de externe ICT-specialist voor grotere ICT-vraagstukken en met leveranciers
Beheer van de voorraad en bestellingen van ICT-materiaal (zoals computers, smartphones, SIM-cards)
Beheer en opvolging van telefoonabonnementen

Op vlak van infrastructuur (kantoren en opvanghuis):

Beheer van sleutels en badges
Opvolging van de wekelijkse taken van de klusjesman
Beheer van de inventaris en voorraad van materialen, meubilair en kantoormateriaal
Toezicht op de schoonmaak van de kantoren in samenwerking met het schoonmaakbedrijf
Uitvoering van taken op vlak van veiligheid en preventie

Jouw profiel

Opleiding en ervaring:

Diploma niveau bachelor of graduaat (administratie, kantoormanagement) of gelijkwaardige ervaring van 3 jaar
Zeer goede kennis van IT-tools: Word, Excel, CRM, Outlook, MS Office
Tweetalig Frans-Nederlands (geschreven en mondeling)
Ervaring in de sociale sector is een pluspunt

Competenties en attitudes:

Affiniteit met IT
Nauwkeurig en zorgvuldig
Zelfstandig en proactief
Stressbestendig (kunnen omgaan met deadlines)
Oplossingsgericht
Verantwoordelijkheidsgevoel
Discretie (discreet omgaan met gevoelige informatie)

Wat bieden we aan?

Een sleutelfunctie binnen een enthousiast en dynamisch team
Een voltijds contract van onbepaalde duur (38u/week)
Salaris volgens barema B1c van het Paritair Subcomité 319.01 (indicatief: bruto maandloon van €3.284 voor 3 jaar erkende anciënniteit)
Maaltijdcheques
Volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
Werkplek dicht bij het Centraal Station van Brussel
Mogelijkheid tot 1 dag telewerk per week
Startdatum: zo snel mogelijk

Selectie

PAG-ASA hecht veel belang aan gelijke kansen en diversiteit, daarom zouden we het fijn vinden om de verschillende facetten van de samenleving in ons team zo goed mogelijk te kunnen weerspiegelen. We selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten.

Indien je interesse hebt, gelieve je CV met motivatiebrief ten laatste op maandag 3 februari 2025 om 9u op te sturen ter attentie van Mevrouw Sarah De Hovre, directeur van PAG-ASA, per email naar [email protected]. Vergeet niet in je motivatiebrief te vermelden: (1) waarom jij denkt de geschikte persoon te zijn voor deze specifieke functie; (2) welke kennis je hebt van het Nederlands en het Frans; (3) vanaf wanneer je beschikbaar zou zijn om te starten.

De geselecteerde kandidaten worden telefonisch uitgenodigd voor een gesprek dat zal plaatsvinden op dinsdag 11 februari 2025 de hele dag. Als uw kandidatuur wordt weerhouden, nemen wij via e-mail contact met jou op om je te informeren over het tijdstip van het gesprek.

Heb je vragen over onze werking of de jobinhoud? Surf naar www.pag-asa.be of mail naar [email protected].