tweetalig administratief medewerk(st)er / algemene administratie en diensten voor het publiek (FR-NL) (V/M/X)

Profiel: tweetalig administratief medewerk(st)er / algemene administratie en diensten voor het publiek (FR-NL) (V/M/X)

De vzw Brussel-Musea-Tentoonstelling, gevestigd in 1000 Brussel, staat in voor het beheer van de Centrale for contemporary art, een centrum voor hedendaagse kunst, en de musea van de Stad Brussel. De Centrale ontwikkelt een geëngageerde, open visie op kunst, in verbinding met de stad en de samenleving.

Elk jaar produceert de Centrale tentoonstellingen en multidisciplinaire projecten met gevestigde en opkomende kunstenaars uit Brussel en het buitenland.

Kunstenaars en publiek staan centraal in het project van de Centrale.

Meer info op centrale.brussels

De vzw is op zoek naar een tweetalig administratief medewerk(st)er (FR-NL)

Functie

Als administratief medewerk(st)er beheer je de administratieve dossiers van de vzw in nauwe samenwerking met de diensten van de Stad Brussel en werk je actief mee aan de ondersteuning van de afdeling publieksdiensten. Je werkt nauw samen met de publieksverantwoordelijke (publieksdiensten) en de directieassistente (administratie)

Taken

1/ Algemene administratie

Administratieve opvolging van dossiers in samenwerking met de diensten van de Stad Brussel: opmaken van bestelbonnen, facturen, contracten, offertes aanvragen, diverse administratieve handelingen, opvolging en klasseren volgens procedures
Aanspreekpunt voor leveranciers, partners en verschillende interne diensten van de administratie van de Stad Brussel en externen.
Actieve deelname aan teamvergaderingen: doorgeven van alle relevante informatie, aanwezigheidscijfers, feedback van het publiek, helpen zoeken naar oplossingen om een zo goed mogelijk onthaal te bieden.
Je bent bereid om alle andere administratieve taken uit te voeren die nodig zijn voor de goede werking van de dienst.

1/ Administratieve en organisatorische ondersteuning voor de afdeling Publieksdiensten

Tijdens de tentoonstellingsperiode werk je in het weekends in de ticketverkoopruimte samen met je collega die instaat voor de receptie/ticketservice. Er kan beroep op je worden gedaan om hem/haar te helpen, tijdens een drukke piek, een verzoek om assistentie of een andere ongewone of uitzonderlijke situatie.

Groeps- en evenementreserveringen beheren: ter plaatse, online en telefonisch Gidsen reserveren, zorgen voor de administratieve follow-up, de agenda van evenementen en bezoeken bijwerken, lijsten opstellen van school- en verenigingsgroepen voor elke tentoonstelling.
Logistiek voor de ontvangst en begeleiding van groepen en gidsen ter plaatse en het organiseren van gerelateerde activiteiten in samenwerking met de publieks- en bemiddelingsverantwoordelijke.
Publiekscontactpunt: telefoon en e-mails beantwoorden en waar nodig doorgeven aan de betrokken collega's.
Verantwoordelijke voor het beheer van de shop: content, presentatie en beheer; contact met kunstenaars in het kader van het project 'De keuze van', contact met boekhandels en/of uitgevers voor het organiseren van depots en administratieve opvolging van bestelbon tot eindafrekening; analyse van de verkoop en voorstellen voor strategieën op basis van de resultaten.
Beheer van de stock van boeken en merchandising, implementatie van procedures en toezicht op herbevoorrading, inventaris;
Beheer en controle van de kassa: dagelijks beheer en backoffice (programmering, bestuderen en analyseren van kassarapporten, voorbereiding van statistieken, procedure voor het doorgeven van actuele informatie aan collega's van de receptie op het gebied van prijzen, categorieën, partners, genodigden, codering, bezoeken, enz.)
Ontvangen van externe dienstverleners in het weekend (inclusief het doorgeven van instructies aan externe beveiligers en schoonmaakpersoneel in het weekend)

Je profiel

Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma
Je bent schriftelijk en mondeling tweetalig (Engels is een pluspunt)

Technische vaardigheden

Een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in FR/NL
Ervaring in administratief beheer
Zeer goede kennis van Pack Office (Word, Excel, Outlook)
Kennis van plannings- en management-tools
Inzicht in de uitdagingen en de werking van een openbare dienst
- Zin voor onthaal en dienstverlening (toegankelijkheid, luisterbereidheid, hulpvaardig en adviserend)

De persoon die wij zoeken beschikt over de volgende kwaliteiten:

Organisatievermogen
Nauwgezet en professioneel (kassa, administratie, rapporten en andere tools)
Stipt
Teamplayer
Polyvalent
Flexibel en reactief
Dynamisch en proactief
Goede schrijfvaardigheid en onberispelijke spelling in het Frans en het Nederlands. Kennis van het Engels is een pluspunt
Interesse voor cultuur in het algemeen

Wat wij je bieden:

Contract voor onbepaalde duur – niveau B (bachelor administratie, toerisme, enz.).
Indiensttreding: 15 september 2024
Loon: niveau B / maaltijdcheques: 8 EUR nominale waarde / abonnement MIVB
Uurrooster: 7 u 30/dag; avondprestaties mogelijk afhankelijk van de geplande evenementen
Tijdens de periode van opening voor het publiek: van woensdag tot zondag, vaste uren van 10.15 tot 18.15 u (één op de drie weekends vrij).
Tijdens de periode van sluiting voor het publiek: glijdende uren, van maandag tot vrijdag, van 7.30 tot 18 u en mogelijkheid tot maximum 2 dagen telewerken.
Een ideaal gelegen werkplek, op het Sint-Katelijneplein, vlot te bereiken met het openbaar vervoer
Werken met een interessant team, dat openstaat voor alles wat te maken heeft met duurzaamheid, inclusie en toegankelijkheid

Interesse? Stuur je kandidatuur en motivering per e-mail naar [email protected] en [email protected]

Uiterste datum van indiening van je kandidatuur: 31/08/2024

De Centrale wil zoveel als mogelijk een afspiegeling zijn van onze samenleving. We moedigen iedereen dan ook aan om te solliciteren, ongeacht afkomst, huidskleur, leeftijd, geslacht, handicap, seksuele geaardheid, filosofische of religieuze overtuiging, enz. Als je vragen of specifieke behoeften hebt, neem dan contact op met Audrey Nagant : [email protected] of op 02 279 64 39
of met Pascale Salesse : [email protected]