onthaal en administratie GC De Zeyp

Wat ga je doen?
Als assistent onthaal en administratie ben je de stem en het gezicht van GC De Zeyp. Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt van het publiek. Je bemant het onthaal en verzorgt de bijhorende administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers op warme wijze en je luistert naar hun bezorgdheden. Je zoekt mee naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

Onthaal van bezoekers:

• Je bemant de onthaalbalie samen met andere collega’s.
• Je ontvangt bezoekers en beantwoordt telefonische oproepen op een klantvriendelijke manier, je detecteert de gestelde vragen en helpt hen zo snel mogelijk. Indien nodig verwijs je hen door.
• Je volgt de algemene mailbox van het gemeenschapscentrum op.

Administratie:

• Je houdt inschrijvingen correct bij via onze aangepaste softwaretool.
• Je voert activiteiten correct in ons het registratieprogramma.
• Je staat in voor het voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van verschillende documenten, zoals contracten en planningsdocumenten.
• Je staat in voor het uitvoeren van diverse administratieve taken (teamverslagen schrijven, server up-to-date houden, bijhouden van interne post … ).
• Je staat collega’s bij met interne processen.

Algemeen:

• Je springt in bij werkoverlast of afwezigheid van collega's.
• Je helpt mee bij activiteiten (recepties, feesten, voorstellingen, enz.) van het GC, ook ‘s avonds en in het weekend.
• Je start in Gemeenschapscentrum De Zeyp. In functie van de noden kan je ingezet worden in andere gemeenschapscentra.

Profiel: 

Je hebt maximaal een diploma van het lager secundair onderwijs behaald.
Je bent Geco-gerechtigd. (referentienummer vacature = 5206900)

Contact:

Heb je nog vragen over de functie zelf? Contacteer Leander Fonteyn via [email protected] of 0490 52 39 84.

Heb je nog vragen over de selectieprocedure? Contacteer Tiffany De Schrijver via [email protected] of 0490 67 62 40.

Meer informatie over de functie vind je hier.